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《秘书实务》实验教学大纲
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秘书实务》教学大纲

Secretarial Practice

课程代码:BB062320            学时:54               学分:3

理论学时:27                 实验或讨论学时:27

适用专业:文秘教育            课程性质:必修

执笔人:李成武                审定人:孙金荣

一、说明

1、课程的性质、地位和任务

秘书实务是文秘教育专业的核心课程。它具有很强的专业性、综合性、实践性和规范性,对培养学生的专业思想、专业基础和专业技能均有突出的意义,是将本专业学生培养成具有一定办公室管理工作能力的重要一环。 

其主要任务是:通过秘书实务各项工作内容的讲授和训练,提高解决与处理秘书工作问题的应变能力和技能技巧,通过该课程的学习,使学生掌握本职业岗位必需和够用的基本理论,使学生具备文书处理与写作能力、办公室事务处理能力会议组织与服务能力和商务活动能力,全方位提升秘书专业学生的职业素质。

2、课程教学的基本要求

(1)课堂讲授,理论联系实际:知识讲授与实际工作(案例)和能力训练(课堂讨论、实际操作)相结合

(2)案例评析与课堂模拟表演训练相结合。选择案例与训练强调贴近现实,力求创新,并具有可操作性。

(3)开展课堂讨论:针对所讲内容,每一堂课都要留下一定时间让学生讨论。

(4)现场体验训练: 观察、调查、记录、评价、汇报某个单位办公室(秘书部门)的工作情形;组织学生利用一课时分小组锻炼沟通能力;组织学生利用课下时间分小组锻炼会议筹备、组织、策划能力。

(5)播放秘书实际工作录像片,增强学生对秘书实际工作的感性认识和判断力。

(6)授课兼顾政府机关秘书与企业秘书(私企、外企)、国内与涉外秘书工作等多种情况,避免单一化。 

3、课程教学改革

《秘书实务》课程以职业岗位能力为指导思想,采取教、学、做相结合的教学模式,通过该课程的学习,使学生掌握本职业岗位必需和够用的基本理论;实践教学与《秘书实务》理论教学相配套,着重让学生能够把所学知识运用到实践中;项目训练按照秘书岗位群要求,突出文秘工作的实践性环节,以情景模拟、任务驱动结合为主要教学模式,通过各项目的实践训练,使学生掌握秘书工作的技能,培养职业素质,积累工作经验。 

二、教学大纲内容

(一)课堂理论教学

第一讲  办公室管理事务(9学时)

办公室环境管理。办公室内部管理。公务电话的特点。来电处理一般流程。公务电话的管理。接听电话的基本原则。接听电话的程序。发挥语调的魅力。拨打电话的程序。接听电话技巧与注意事项。值班事务。印信管理。常用办公设备的管理。

要  点:明确办公室在单位内部的地位、作用;正确处理与其他部门的关系;掌握办公室繁、杂、忙的特点;做好办公室保密工作;熟练掌握现代办公技术、工作礼仪和工作秩序。

思考题:

1、自己动手编辑稿件,练习掌握校对和编辑技术。

2、利用现代通讯和信息处理技术软件处理文书档案、邮件、传真。

3、活动与表演:学会规范地接、打电话——向某学院打电话找某教师联系或询问事情。

4、现场体验:自选对象,观察、访问、记录、评价、汇报某个办公室的工作情形,然后在课堂上汇报交流。

第二讲  信访与接待规范(9学时)

正确认识信访工作。信访处理一般程序。接待工作的含义与任务。接待与“挡驾”规范。媒体采访流程规划。陪同、参与支持的大型活动流程规划。接待突发来访流程。接待重要客户的注意事项。案例分析。

要  点:公众的来信来访对于辅政和稳定社会的重要作用,掌握接待工作礼仪与规范,学会处理来信来访的步骤和方法。

思考题:

1、选择一种适当的形式向领导呈阅信访反映的重要问题。

2、按照接待工作的一般程序搞一次接待工作或接待一次群众来访、做一次来信来访登记,自测自己的办事能力。

3、一家新闻机构欲对公司进行宣传,在采访完老总后,找到秘书提出到处看看,找点素材。秘书应该怎么办?

4、模拟表演:接待难以对付的来访者和不速之客。

第三讲  上司的时间管理(9学时)

时间管理与日程安排原则。时间管理的误区。拟订时间计划表的步骤与方法。有效地安排约会的方法。领导人国内、国外出差日程安排。出差物品携带。国内、国外出差日程安排表范例。  

要  点:秘书为领导管理时间的原则。拟订时间计划表的步骤与方法。安排领导约会的方法和应注意的事项。

思考题:

1、试述拟订时间计划表的步骤与方法。

2、假如假期你与几个同学外出旅游,请你拟订一份详细的旅行计划。

第四讲  信息传递及方法(9学时)

信息多级服务。信息服务的含义及其与公文的区别与联系。信息传递的方向。多级服务的必要性和限制。信息传递的方式。上行传递与方法。忧患信息传递及其方法。

要  点:秘书工作中的信息服务与一般信息服务的不同之处。提高信息收集、分类、结合加工、传输与展示的能力。掌握向领导汇报工作的原则与艺术。信息的储存与保密。

思考题:

1、综合应用:参加一次调研活动自测自己的调研能力。

2、情景模拟:分组做一项模拟决策活动,确定决策前、决策制定、决策审批、决策执行和决策督察反馈等各个阶段秘书应做的信息工作。

3、简述向领导汇报工作的原则与艺术。

第五讲  文书与处理规则(9学时)

文书与文书处理的概念。文书的种类与文书处理的价值。行文规则。发文处理程序。收文处理程序。文档分类标准。电子文档的保管。名片系统管理。传真和邮件处理流程。正式文件、报告、总结、PPT等业务类文档的制作。一般信件、感谢信、邀请函等模板的使用。

要  点:结合公文格式和实际事例进一步阐述公文的行文规范。根据机关之间、单位之间的工作关系、职权范围和行文原则,正确掌握文书处理过程和规范行文的技能。

思考题:

1、阐述秘书工作“以文辅政”之说的含义和意义。

2、阅读小说《家庭文件》,从公文角度修改其中行文不规范之处,并说明原因。

3、组织学生参观学校或企业档案室,并要求写出观感报告。

4、研讨:如何利用档案为公司业务服务?

第六讲  会议组织与服务(9学时)

会议的含义与积极作用。会议分类及其秘书工作重点。构成会议的要素及其确定。会议筹划与管理。会议中的事务工作。内部、外部会议安排。例会、大型会议、展会的组织。秘书在会议改革、提高会议效率中的作用和方法。案例:大型会议及活动策划案。

要  点:了解会议的本质意义和作用;掌握构成会议的基本要素及确定方法;明确秘书在会前、会中、会后要做的重点工作会议改革的坚巨性。锻炼会议的组织能力和服务意识。

思考题:

1、试述会议成本的概念、计算方法和掌握会议成本概算的意义。

2、召开一次小型会议,锻炼会议的筹备与组织能力。要求:(1)由学生自己安排会议要素和主持议程;(2)拟写一份会议预案;(3)撰写一份会议通知;(4)撰写一份会议纪要。

3、全景案例分析:某公司年度大型庆典活动策划始末。

(二)课程实验教学

本课程实验学时共27个学时,设14个实验,分别如下:

实验一   办公模式实验及现场教学(2学时)

实验目的:掌握办公模式的类型和意义。

实验要求:熟悉不同办公模式的优缺点,正确选择办公模式。

实验二   处理突发事件实验及现场教学(2学时)

实验目的:掌握办公室突发事件类型、处理原则和方法。

实验要求:熟悉办公室事故情况报告与记录制度。

实验三   信访处理实验及现场教学(2学时)

实验目的:掌握信访处理的内容与特点。

实验要求:熟悉信访处理的原则、程序与方法。

实验四   督促检查工作实验及现场教学(2学时)

实验目的:掌握督查工作的含义与意义。

实验要求:熟悉督查工作的程序与方法。

实验五   办公用品采购与办公资源调配实验及现场教学(2学时)

实验目的:掌握办公用品采购工作与办公资源调配的目的意义。

实验要求:熟悉采购预算方案制定与办公资源调配的原则与程序。

实验六   值班事务与印信管理实验及现场教学(2学时)

实验目的:掌握秘书值班的目的与内容。

实验要求:熟悉印信管理的方法与技巧。

实验七   公文标准格式制作实验及现场教学(2学时)

实验目的:深入理解公文相关知识和标准公文格式中各项要素的含义(必备要素和选择要素)。

实验要求:熟悉公文拟稿、制作和传递流程。

实验八   电子公文传输实验及现场教学(2学时)

实验目的:掌握电子公文传输平台中的流程和无纸化办公的优缺点,了解完成电子公文传输平台所涉及的角色以及各角色所涉及的功能。

实验要求:熟悉网络环境中处理公文的方法。

实验九  公文稿本实验及现场教学(2学时)

实验目的:掌握草稿本与定稿本、正本和副本的联系与区别及其功能作用

实验要求:熟悉不同稿本的格式和办理环节。

实验十   公文处理流程实验及现场教学(2学时)

实验目的:掌握公文处理流程中的内容及相互关系。

实验要求:熟悉制发阶段、收文阶段、暂时保管阶段的办理要求与方法。

实验十一   电视电话会议实验及现场教学(2学时)

实验目的:掌握电视电话会议优缺点及其适用范围。

实验要求:熟悉电视电话会议安排要求与方法。

实验十二   会议筹备方案制定实验及现场教学(2学时)

实验目的:掌握制定会议筹备方案在会议要素中的地位与作用。

实验要求:熟悉会议筹备方案制定的流程与适用范围。

实验十三   会议文书制作实验及现场教学(2学时)

实验目的:掌握会议文书制作的种类与意义。

实验要求:熟悉会前会中、会后会议文书的制作方法。

实验十四   会场布置与座次安排实验及现场教学(1学时)

实验目的:掌握会场选择、布置与座次安排的类型与适用范围。

实验要求:能根据实际工作需要,合理选择会场形式、布置会场与安排座次。

三、本课程考核方式、方法

 1、考核内容:考核学生理解知识、应用知识的能力。重点考核学生应具备的秘书基本素质。

2、平时考核,采用单项作业、模拟操作、课堂讨论、综合测试等形式;期末考核,采用闭卷,主要考核应用知识解决实际问题的能力。

附:教学参考书目

【1】《高级秘书业务》,李成武主编,中国农业出版社,2005

【2】《秘书理论与实务教程》,王毓玳,杨群欢主编,浙江大学出版社,2004

【3】《办公室管理》,胡鸿杰等主编,中国人大出版社,2001

【4】《商务秘书实务与训练教程》,刘森主编,西南财经大学出版社,2006

【5】《办公室工作规范》,李欣主编,高等教育出版社,1991